online trainingsprogramma secretaresses

In 8 weken

Online trainingsprogramma voor secretaresses van drukbezette managers


Worstel jij als manager met een teveel aan taken die je niet kunt delegeren, zodat je onvoldoende productief bent?

Net als voor elke andere manager geldt dat je een drukke agenda hebt en veel te weinig uren in een dag. Je wilt meer kunnen delegeren maar je secretaresse geeft aan al druk genoeg te zijn. Je kunt dit niet geheel plaatsen en weet ook niet hoe je de werkdruk bij de secretaresse kunt verminderen. Daarom blijf je teveel zelf doen en wijzigt er helemaal niets in jouw situatie van onvoldoende productief zijn.

 

Het probleem is echter dat je als manager nooit een handleiding krijgt hoe je je secretaresse effectief kunt inzetten. Hoe de samenwerking zodanig opgebouwd wordt dat jij productiever bent en op jouw kerntaken kunt richten. Terwijl  jouw secretaresse 3 stappen vooruit denkt en jou helpt op organisatorisch en uitvoerend vlak.

 

Herken jij jezelf in één van onderstaande scenario's?


Je hebt geen goed gevoel bij de planning van jouw agenda. Afspraken staan regelmatig verkeerd ingepland, reistijd is niet ingecalculeerd of je reist op één dag van hot naar her.  Aan het einde van de dag ben je van afspraak naar afspraak gelopen en heb je niet het gevoel dat je werkelijk meters hebt kunnen maken.

*

Doordat jij twijfelt aan haar inzicht en overzicht, weet je niet welke taken je kunt delegeren. Prioriteiten stellen voelt als lastig voor haar, waardoor je urgente taken liever onder je eigen hoede houdt.  

*

Honderd en een openstaande acties maar je mist dat zij op voorhand zaken inregelt en organiseert. Dat er gewerkt wordt met het oog op de toekomst in plaats van ad-hoc de zaken van nu oppakken.

*

Je werkt hard om je planning en deadlines te halen, maar aangezien je teveel zelf doet, is een dag te kort en werk je regelmatig ´s avonds thuis door.

*

Bij een hoge werkdruk en ad hoc klussen, raakt je secretaresse in paniek of ze werkt slordig waardoor fouten worden gemaakt. Het kost teveel tijd en energie om zelf alles te controleren en daarom hoop je maar dat het goed gaat. 

*

Je hebt behoefte aan een secretaresse die aan een half woord genoeg heeft, maar je bent niet overtuigd dat zij exact weet wat jij bedoelt.

*

Je wilt erop kunnen rekenen dat je secretaresse altijd integer is, gezien de vertrouwelijke informatie die jij ontvangt. 

*

Je secretaresse geeft aan dat ze het al veel te druk heeft waardoor jij niet ziet hoe je nog meer zou kunnen delegeren.

 

Toch is het mogelijk om hier verandering in te brengen!

Het grappige is dat secretaresses ook geen handleiding krijgen hoe zij het beste met hun manager kunnen samenwerken. Secretaresses geven zelf massaal aan dat het hen niet duidelijk is wat er nu eigenlijk van ze verwacht wordt. Zij gaan met de beste bedoeling aan de slag maar al gauw ontstaat er een mis match. Onderschat ook niet het feit dat veel secretaresses het vak ingerold zijn en niet per definitie een opleiding hebben gevolgd.

Door jouw secretaresse te leren op welke wijze zij voor jou belangrijk is, krijgt zij het vertrouwen om zich te profileren en eigen initiatief te tonen. Ze leert zich in te leven, mee en vooruit te kijken waardoor ze een verlengstuk van jou als manager wordt.

Daarnaast is het belangrijk om te leren hoe ze haar eigen werk zodanig inricht dat ze meer tijd heeft om taken van jou over te nemen. Ze laat zich vaak leven door de waan van de dag en overziet het niet meer. Als zij ontdekt hoe zij haar kwaliteiten kan inzetten, krijgt zij meer plezier in haar werk, het motiveert haar en ze groeit.

Iedereen wil waardering voelen. Dat geldt ook voor jouw secretaresse. Ze wil er bij horen, een belangrijk onderdeel van het team zijn. Ze wil serieus worden genomen in de zaken waar zij tegenaan loopt. Voelen dat je haar vertrouwt door haar verantwoordelijkheid te geven. En ze wil graag een afwisselende functie hebben.

 

Fehring Office Support kan je hierbij helpen

Met dezelfde uitgangspunten en tools als bij de 1-op-1 coaching on the job, kan ik je helpen het tij te keren voordat je overweldigd raakt door de werkdruk.

Dit keer door online trainingsprogramma.Het programma maakt een eind aan ingewikkelde communicatieperikelen, verheldert verwachtingen en zorgt dat je voortaan kan vertrouwen op jouw secretaresse. Daardoor kan jij je concentreren op jouw eigen kerntaken.

Fehring Office Support geeft structuur, begeleiding en leert de secretaresse praktische vaardigheden waardoor zij zichzelf ontwikkelt tot een zelfstandige en proactieve ondersteuner.


'Klaar voor de volgende fase in de ontwikkeling van het atelier: dat is voor mij de stempel die Petra Fehring op het atelier heeft gezet met haar aanpak en resultaat.

Officemanagement is in de benadering van Petra veel meer dan het organiseren en uitvoeren met de klassieke secretariële taken voor het management. Op diverse deelterreinen van het atelier (projecten, klantcontacten, interne samenwerking) heeft ze een infrastructuur en wijze van samenwerken neergezet waar we iedere dag weer profijt van hebben.

Haar eigen initiatief en visie in die aanpak heb ik bijzonder gewaardeerd. Ze daagt je op een positieve wijze uit om mee te denken over aspecten die anders/beter kunnen en om die samen te

ontwikkelen én te realiseren. Ze heeft dat gedaan met een feilloos gevoel voor interne en externe verhoudingen en onderkende daarmee de bijzondere positie van het atelier.'

Rogier Bekkers
Projectdirecteur Atelier Huisvesting Internationale Organisaties - Rijksgebouwendienst

 

Het programma levert de manager het volgende op:

  • Tijd- en geldbesparing
    Je leert hoe je je secretaresse op een praktische wijze (kort en krachtig) inhoudelijk betrekt bij jouw werkzaamheden en de organisatie.
  • Overzicht
    De wetenschap dat jouw secretariaat op orde is, er wordt toekomstgericht gewerkt, taken zijn gestructureerd, overdracht informatie is beschikbaar en de back-up functie ingevuld.
  • Een integere sparringpartner
    Je onderkent de helikopterview van je secretaresse. Je weet dat je met haar kunt klankborden.
  • Efficiency
    Doordat jullie goed op elkaar ingespeeld zijn, kan jij het maximale uit je secretaresse halen. Je weet wat haar kwaliteiten zijn en benut dit optimaal. Bovendien is jullie werkwijze efficiënt en levert dit tijdwinst op.
  • Vertrouwen en energie
    Je weet dat je secretaresse vooruit en meedenkt waardoor de samenwerking productiever is en zij jou helpt managen.
  • Een gerust gevoel
    Je kunt je concentreren op je eigen kerntaken. Je vertrouwt op het feit dat zij taken goed en tijdig uitvoert en je kunt meer taken aan haar delegeren.
  • Continuïteit
    Je motiveert je secretaresse waardoor zij langdurig verbonden blijft aan haar functie en het bedrijf.

 

‘Binnen Domein Economie en Management (Duaal/Deeltijd Opleidingen) hebben  wij onze 5 secretaresses laten coachen omdat wij het belangrijk vinden dat zij zich mee ontwikkelen met de taken van hun managers. Zodanig dat ze proactiever, zelfstandiger en meer ondersteunend als 'partner van de manager' functioneren. Wij hadden het gevoel dat ze onvoldoende efficiënt werkten en kregen van de secretaresses klachten over hun eigen werkdruk wat wij als manager niet goed konden plaatsen.

Petra staat letterlijk naast de secretaresse. Zij is een ervaren vakgenote en pakt zelf ook aan. Haar wijze van coachen is niet alleen maar praten over maar ook het laten zien, voordoen en uitproberen. Zij werkt 'strak', afspraak is afspraak bij haar en ze is op een prettige manier direct. De secretaresses kunnen niet om haar heen. Ze houdt ze constant bij de 'les' en ze hebben snel door dat ze veel van Petra kunnen leren.

Wat wij ook als belangrijk hebben ervaren is het feit dat Petra oog heeft voor de individuele mogelijkheden en ontwikkelpunten maar dat ze ook kijkt naar het geheel van het team. Haar adviezen waren ook leerzaam voor ons (de managers) m.n. over nut en noodzaak om anders te werken op het gebied van efficiëntie, afspraken plannen, etc.

Petra is een absolute aanrader!'

Marry van Straten
Opleidingsmanager Deeltijd, Domein Economie en Management -  Hogeschool van Amsterdam

Het programma levert de secretaresse het volgende op:

  • Persoonlijke ontwikkeling
    Zij zet haar sterke punten bewust in waardoor ze meerwaarde creëert. Hierdoor gaat mede de kwaliteit van de werkzaamheden omhoog.
  • Zelfstandigheid en uitdaging
    Doordat zij leert wat werkelijk van belang is, kan ze zelfstandig en snel schakelen. Ze straalt professionaliteit uit, durft zelf proactief zaken op te pakken en indien nodig keuzes te maken.
  • Vertrouwen
    Ze krijgt een inhoudelijke functie, ze voelt zich verantwoordelijk en is de steun en toeverlaat van haar manager.

'Dank voor de open en fijne sfeer die je neerzet vwb mijn veranderende werkzaamheden. Je hebt me echt onder de hoede genomen. Je zal waarschijnlijk nooit echt weten wat dit allemaal met mij heeft gedaan. Fijn dat je er voor mij was!! Met nieuwe schoenen aan ga ik voorwaarts!'
Petra, secretaresse

  • Motivatie
    Doordat jullie goed op elkaar ingespeeld zijn, heeft zij aan een half woord genoeg. De onderlinge communicatie is helder en open.
  • Betrokkenheid
    Ze is zichtbaar en toegankelijk. Ze benut haar sociale rol, geeft belangrijke signalen door aan haar manager en zorgt voor een representatieve en loyale uitstraling naar zowel intern als extern.
  • Plezierig samenwerken
    Ze leert hoe te netwerken, zowel intern met collega's als extern met klanten en hun secretaresses.
  • Waardering
    Ze voelt zich gewaardeerd en is gemotiveerd. Doordat zij als een belangrijk onderdeel van het team wordt gezien, voelt zij zich zeer betrokken.

 

‘Hee hoi, wilde je laten weten dat het goed gaat en ik lekker in mijn vel zit. Ik heb ontzettend veel aan je tips en mijn mail is zoooooo opgeschoond. Het digitaal bewaken van acties gaat ook nog steeds heel goed. Ook andere zaken gaan goed maar het kan altijd beter.... Ik betrap me erop dat ik mezelf veel vragen stel zoals staat dit goed hier, kan het anders en beter, is het duidelijk en overzichtelijk, kunnen we er wat mee en zo kan ik nog wel even door gaan. Het komt erop neer dat je je sporen bij me hebt achtergelaten en ik daar heel blij mee ben. Dat wilde ik even laten weten. Groet, Astrid'

Astrid, secretaresse

 

Wat houdt een online trainingsprogramma in?

Bij een online training worden nieuwe technieken en mogelijkheden toegepast waarbij de secretaresse toch gewoon op haar werk is. De insteek is een ‘training on the job' aanpak wat inhoudt dat wekelijks acties en verbeterslagen direct in de praktijk worden toegepast. Voordeel is dat zowel manager als secretaresse gelijk kunnen ervaren wat het oplevert en gemotiveerd zijn om de nieuwe aanpak door te voeren.

De basis van dit trainingsprogramma is gelijk aan de 1-op-1 coaching. Het verschil zit hem in het feit dat deze training aan alle secretaresses gelijk wordt gegeven. Dat betekent dat je bij hele specifieke wensen beter voor maatwerk in de 1-op-1 coaching kunt kiezen.

Het programma wordt aan een groep secretaresses van diverse bedrijven gegeven. Via social media kunnen zij vragen stellen waarop zowel Petra Fehring (als trainer) als de secretaresses onderling advies en terugkoppeling kunnen geven. Zo stimuleren en helpen zij elkaar. Tevens wordt hierdoor een netwerk van secretaresses opgebouwd die elkaar ook naderhand kunnen blijven ondersteunen. Social media maak dat laagdrempelig contact gezocht kan worden.

Daarnaast is het belangrijk dat secretaresses leren over nieuwe technieken en social media en hoe zij dit kunnen toepassen in hun werk. Door de training wordt dit op een praktische wijze getoond.  

 

Het online trainingsprogramma is als volgt opgebouwd:

  • Een live bijeenkomst met alle secretaresses gedurende een hele dag op een externe locatie. Hierdoor leren de secretaresses Petra Fehring en elkaar kennen en er ontstaat een  basis van vertrouwen. Tijdens de bijeenkomst wordt gestart met het trainingsprogramma.
  • Zowel manager als secretaresse geven van te voren schriftelijk door wat hun wensen zijn en welke ‘problemen' zij in het werk ervaren. Hierdoor houden zij zelf hun uiteindelijk doel voor ogen.
  • De online training is iedere week op dezelfde dag/tijdstip. De online training wordt opgenomen zodat de secretaresse dit keer op keer zelf kan naluisteren.

  • Tijdens iedere online training krijgt de secretaresse een opdracht die ze de komende week dient uit te voeren.

  • Waar nodig krijgt de manager via email informatie over de opdracht/actie die loopt en welke rol de manager hierin heeft.

  • Via social media gedurende de hele periode mogelijkheid om vragen te stellen.

 

Onderwerpen per week:

  • Week 1: taken secretaresse - door eerst rust en overzicht te creëren ontstaat er ruimte om nieuwe zaken/onderdelen te implementeren.

  • Week 2: agenda/planning - inzicht krijgen in het hoe/wat/waarom van haar manager en sturing nemen in de planning van alle afspraken en acties.

  • Week 3: email - controle hebben en houden over de email, zowel van haarzelf als van haar manager en zodanig dat ze niet langer geleefd wordt door de inkomende mail. 
  • Week 4: inhoud - we gaan de inhoud en diepte in zodat ze leert welk doel haar manager heeft, welke resultaten hij wil behalen,  wat prioriteit heeft, hoe ziet afdeling / organisatie eruit.

  • Week 5: toekomst - hoe kan ze vooruitlopen op dat wat komen gaat en tijdig actie ondernemen om controle te houden.

  • Week 6: projecten - veel zaken blijven liggen, brandjes worden continu geblust i.p.v. 1 malig goed oppakken en inrichten. Focus ligt nu hoe dit stap voor stap te wijzigen.

  • Week 7: achtervang - hoe ze zorgt dat de (meest belangrijke) zaken doorlopen ook bij afwezigheid van haarzelf.

  • Week 8: evaluatie en eigen inbreng - secretaresses kunnen vragen stellen en onderwerpen inbrengen die ze nog graag willen afstemmen.


Voorwaarden:

  • er is commitment van zowel manager als secretaresse voor het programma om alle stappen en opdrachten uit te voeren;
  • de insteek is vanuit twee kanten (manager en secretaresse) omdat bij een goede samenwerking nou eenmaal meer mensen betrokken zijn;
  • de gesprekken en alle verkregen informatie worden door alle partijen vertrouwelijk behandeld.

 

De kosten voor de online training inclusief 1 live bijeenkomst bedragen € 797,- exclusief BTW per secretaresse.

 

Garantie

Ik sta garant voor de kwaliteit van mijn dienstverlening. Als blijkt dat het programma niet effectief is geweest, krijg je je geld weer terug! Je loopt dus geen risico. Dit geldt onder voorwaarde dat het doel helder naar de secretaresse wordt gecommuniceerd, dat het programma tot het einde wordt afmaakt en alle bijbehorende activiteiten worden uitgevoerd. Mocht je ontevreden zijn dan dien je dit uiterlijk een week na afronding van het programma schriftelijk, als ook mondeling, kenbaar te maken en toe te lichten.

garantie

  • Vraag je je af of het programma iets voor jullie is?

  • Wil je graag een afspraak plannen voor een presentatie aan het management?

Neem dan contact op met Petra Fehring: telefonisch via 023-620 07 84 of stuur een email. Ik neem op korte termijn contact met je op.

 

Op alle programma's van Fehring Offices Support zijn de algemene voorwaarden van toepassing