Officemanagement

Haal profijt uit een dynamisch, professioneel en gestructureerd officemanagement


Is het huidige officemanagement sinds jaar en dag op dezelfde wijze georganiseerd?
En is dit nog steeds effectief en doelgericht?
Of schiet het hier en daar tekort?
Zijn secretaresses gemotiveerd om zaken te wijzigen?
Worden er te weinig zaken aan het secretariaat gedelegeerd waardoor collega's en/of managers nog teveel zelf doen?


Wellicht zijn enkele van de navolgende omschrijvingen herkenbaar:

  • Het secretaressevak is aardig veranderd, maar het huidige secretariaat blijft star vasthouden aan de vaste werkmethode.
  • We leven in een ander tijdperk; de tijd- en werkdruk liggen steeds hoger en vanuit de organisatie is hier niet adequaat op ingespeeld.
  • De secretaresses werken sinds jaar en dag bij de organisatie en zijn hierdoor niet meer objectief m.b.t. het verbeteren van procedures en de werkwijze.
  • Secretaresses uiten onderling hun ongenoegen, wat een negatieve uitwerking heeft qua motivatie en uitstraling naar andere collega's.
  • Het is lastig alle neuzen dezelfde kant op te krijgen, waardoor het officemanagement geen hecht team vormt.
  • In de managementlaag zijn regelmatig wisselingen (geweest), wat een behoorlijke impact op het officemanagement heeft (gehad).


Wil jij een echte verbeterslag doorvoeren waarbij de huidige secretaresses betrokken zijn en enthousiast meedraaien? Kijk dan naar de mogelijkheden die Fehring Office Support biedt!


Resultaten die je kunt verwachten:

  • Tijd- en geldbesparing
    Het officemanagement is aangepast aan de huidige behoefte en wensen waarbij zij taakgericht het management en/of de collega's werk uit handen nemen.
  • Doelen zijn helder en concreet
    Het doel van het officemanagement is in lijn met het doel en de ambitie van het bedrijf.
  • Eigen initiatief tonen
    De secretaresses hebben geleerd hoe zijzelf wijzigingen door kunnen voeren en hoe belangrijk hun rol binnen de organisatie is.
  • Persoonlijke ontwikkeling
    Door een gewijzigd werkproces en invulling van de taken is een ware ontwikkeling voor de individuele secretaresses ontstaan. Daardoor is verdere professionalisering, motivering, waardering en een nieuwe dynamiek ontstaan.
  • Overzicht
    de wetenschap dat het officemanagement op orde is, taken zijn gestructureerd, overdrachtinformatie is beschikbaar en de back-up functie ingevuld.
  • Verbondenheid
    Doordat het secretariaat meer betrokken is bij de werkzaamheden van collega's en/of manager, is de verbondenheid gegroeid. Hierdoor groeit ook de wil om iets voor elkaar te betekenen.


Zorg voor structuur! Voor verbondenheid waarbij iedereen gemotiveerd is om haar/zijn steentje bij te dragen.  Zodanig dat iedereen de juiste taken uitvoert en het officemanagement de ondersteuning biedt waar de organisatie behoefte aan heeft.

 

Doelgericht en projectmatig officemanagement

Zijn er regelmatig projecten met een langdurige looptijd?
Worden deze projecten naast de reguliere werkzaamheden uitgevoerd?
Of worden er aparte projectteams opgericht?
In hoeverre kun je de ondersteuning van deze projecten bij het huidige officemanagement beleggen?
Heeft het secretariaat kennis op het gebied van een projectorganisatie?
Kunnen zij op korte termijn een duidelijke structuur neerzetten?
Is er gebrek aan capaciteit om deze projecten te ondersteunen?


Fehring Office Support helpt je een project office in te richten.


Resultaten die je kunt verwachten:

  • De project office is de centrale schakel binnen het project en functioneert als spin in het web binnen het projectteam. 
  • Alle secretariële taken ter ondersteuning van het projectteam worden uitgevoerd.
  • De structuur d.m.v. procedures en documenten voor de project office zijn opgesteld en ingericht. 
  • Er wordt een digitaal archief en - indien gewenst - tevens een papieren archief opgezet.
  • Afspraken zijn gemaakt omtrent de wijze van communiceren en wie waarvoor verantwoordelijk is.
  • Indien van toepassing worden ook de back office activiteiten ondersteund en/of geadviseerd. 

Afhankelijk van het soort project, kunnen nog meer specifieke taken bij de project office belegd worden.

 

Heb je als bedrijf of project behoefte aan het opzetten of (her)structureren van het officemanagement, maar mis je een helder inzicht hoe dit praktisch op te pakken? Worstel je met structuur en het vloeiend laten lopen van werkprocessen? Of heb je geen personeel om dit op te pakken? Dan kan je Fehring Office Support inhuren. Neem contact met mij op hoe ik een bijdrage kan leveren.

 

secretariaat opzetten                                                                     opzetten secretariaat